Novos procedimentos de compras de TIC Unicamp.
Em função do novo processo de compras estabelecido pela DGA, em breve essa ação será descentralizada para todos os solicitantes.
Saiba mais em nossa entrevista:
Entrevista com Paulo Moraes
Pergunta – Estamos com Paulo Moraes, ele é diretor da DIS, Divisão de Software e nós temos três perguntas para ele. Paulo, você pode nos explicar o papel da DETIC na análise técnica das solicitações de compra de materiais e serviços relacionados à TIC?
Resposta – Bom dia. A análise técnica é realizada pela DETIC, ela tem um papel muito importante no contexto de centralização de compras. Até a lei anterior, 8166, todas as unidades podiam fazer compras individuais, cada um colocava o seu pedido. Com a nova lei, nós temos que, quer dizer, as unidades colocam suas demandas, são encaminhadas para a DGA, via SIAD, e posteriormente, após a alocação de recursos, essas solicitações de compras vem para a DETIC serem analisadas. Atualmente essa equipe sou eu e o Gian e a gente tem o braço administrativo, que é o Paulo César, que nos apoia também, e a ideia é sempre analisar se essas solicitações elas devem dar continuidade da forma original, como elas são colocadas, ou se é através de uma centralização. Por exemplo, tem unidades que têm que comprar software, normalmente software é licitação, não tem outro mecanismo, não tem uma dispensa de licitação na nova lei. Então o que a gente faz? A gente verifica se tem outras demandas de outras unidades, onde a gente verifica, normalmente no PCA, que é o plano de compra anual, na qual a gente faz a consolidação. Então, havendo essa possibilidade, a gente entra em contato com os demais solicitantes e o maior demandante fica responsável pela compra. Então a gente tem que fazer TP, TR e tudo mais. Isso quando é nesse modelo. Existem outros modelos que a gente faz adesão a atas de registro de preço. Ou, por exemplo, nós estamos fazendo a adesão a atas de registro de preço junto com a PRODESP. Tem várias frentes, desktop, notebook, tablet, switch, tudo que você imaginar. E a gente coloca um quantitativo que a gente vai fazer essa aquisição. Tudo isso é porque estamos analisando esse processo, tudo que é solicitado tem essa possibilidade. E a outra possibilidade é a gente ver a demanda global da universidade. E nós mesmos propormos a criação de atas de registro de preço. Estamos fazendo agora para equipamentos junto ao CAISM, área de saúde, da própria DETIC. Então o modelo de análise é esse: Vai para o solicitante, coloca o pedido, a DGA analisa e nos retorna. Ao retorna fazemos a análise técnica e damos o devido encaminhamento. Ou compra, ou aguarda, ou espera. Olha, vai ter que esperar a ata de registro de preço que está sendo elaborada, esse tipo de coisa. Mas é um ponto muito importante para a universidade.
Pergunta – Beleza, Paulo. Qual que é a importância dessa análise técnica para a efetividade e a transparência no processo de compras?
Resposta – Bom, de uma certa forma, a partir do momento que você centraliza as compras, elas se tornam totalmente transparentes. Elas não ficam individualizadas nas unidades. Então o fato de você centralizar as compras permite a você comprar melhor, comprar com qualidade melhor. Lembrando que esse novo processo, o ano 14133 de 2021, é um processo em que a gente trabalha com a melhor compra, não o menor preço. Isso é um ponto que muitas pessoas ainda não perceberam. A gente tem que comprar qualidade, porque às vezes você compra algo barato, que dura 6 meses e você compra algo que não é tão mais caro, que dura 2, 3, 5 anos. Então é isso que a gente tem buscado dentro desse processo.
Pergunta – Você pode nos falar sobre a reunião que ocorrerá em 28 de junho (1º de julho) no auditório do GGBS? Qual é o objetivo dessa reunião?
Resposta – Na verdade, a gente já mudou a data. A data é dia 1º de julho no auditório do GGBS. Essa reunião foi chamada pela própria DGA. A DETIC, é participante da reunião, ela é convidada para mostrar o processo atual que nós estamos fazendo. Então, a DGA vai chamar todos os profissionais de compra, esses profissionais podem ser o pessoal de TIC também, mas a ideia é ela mostrar o processo atual, as dificuldades que tem, o que realmente cada unidade tem que fazer. E posteriormente nós faremos uma discussão sobre o nosso processo, talvez uma demonstração sobre o nosso processo. Esse nosso processo basicamente é como que está sendo um fluxo que eu comentei anteriormente, aquele fluxo de a unidade solicita, a DGA analisa, encaminha para a gente, a gente faz a análise, dá os devidos encaminhamentos, porque a gente tem trabalhado muito próximo da DGA. Então, semanalmente a gente tem reuniões com a DGA sobre esse processo. O que a gente quer se mostrar para a comunidade é como que está sendo feito esse processo para apoiar também as demais comissões, as comissões que foram criadas pela DGA para as outras análises. Então, a ideia do dia 01/07 é fazer essa apresentação, vai ser uma reunião, de duas horas a três horas lá na DGA, mas onde os profissionais de compras, as unidades, os órgãos vão poder realmente entender qual que é o processo, qual a dificuldade que a gente está tendo, porque tem coisa muito legal, mas tem dificuldade, mas como é o primeiro processo, o primeiro ciclo desse processo, ele tem muito para melhorar. Então, a ideia é melhorando, discutindo com as pessoas para ver o quanto a gente consegue melhorar esse processo, basicamente é isso.
Entrevista com Priscila Garcia Gomes
Pergunta – Bom pessoal, eu estou com a Priscila, diretora da ADM, da DETIC. Priscila, você pode nos explicar sobre a descentralização da abertura da SECS e qual é o objetivo desse piloto?
Resposta – Então, com a chegada da nova lei de licitações, os processos de compras aqui na universidade têm sido modificados para que a gente se adéque às exigências da nova lei. Em função disso, aqui na DETIC, nós também estamos nos adaptando e uma das mudanças que estamos fazendo e em função do atendimento dessas alterações, é a descentralização de abertura de solicitação eletrônica de compra. Essa descentralização será muito interessante porque vai cortar alguns caminhos e conectar nosso solicitante direto à Diretoria Geral de Administração, DGA. Isso pode trazer otimização para nós. Nós já estamos trabalhando num piloto com o Paulo Moraes, ele tem feito a abertura de SECS para que a gente identifique as dificuldades e possamos nos estruturar para oferecer as instruções adequadas para que qualquer solicitante faça uma abertura.
Pergunta – Quais são os principais desafios que vocês esperam encontrar durante esse projeto-piloto?
Resposta – Como a abertura dessas solicitações eletrônicas de compras é uma ação sempre feita pela área de compras dentro aqui da DETIC, com a descentralização qualquer colaborador da DETIC pode abrir uma SEC. Então nós imaginamos sim que vão ter dificuldades porque é uma ação que nunca foi feita anteriormente e com relação ao recurso a gente imagina que vai surgir dificuldades porque em geral os solicitantes não entendem sobre a questão dos recursos. Com relação à escolha de objeto também das compras que existe a necessidade de escolher um item lá dentro do catálogo então eu imagino também que vai surgir. E aí a área de compras nesse momento vai ter que se estruturar para oferecer todas as instruções para que qualquer colaborador que tenha tido contato ou não com compras possa fazer uma abertura de SEC.
Pergunta – Beleza Priscila, como que os resultados desse piloto influenciarão as futuras práticas de compras na Unicamp?
Resposta – Com esse piloto a ideia é transformar esse processo de abertura de solicitação eletrônica de compras acessível a qualquer colaborador. Então que a gente ofereça as instruções e qualquer colaborador consiga criar uma solicitação eletrônica de compra e, como eu já disse, aproximando esse solicitante direta com relação a DGA sem passar pelo compras ele terá contato direto com a DGA podendo se comunicar e trabalhar em cima dessa compra para que ela tenha mais chance de sucesso.
Entrevista com Paulo Henrique Cesar
Pergunta – Quais são as expectativas da DETIC em relação às mudanças nos procedimentos de compras?
Resposta – A nova lei de licitações e Contratos trouxe um novo paradigma para os processos de aquisições. Com a nova lei o planejamento da compra passa a ser fundamental para guiar as aquisições que pretendemos fazer em TIC. O planejamento permite a centralização das aquisições, melhora na utilização de recursos, padronização, alinhamento estratégico, transparência e outras vantagens.
Pergunta – Como a DETIC planeja comunicar essas mudanças e melhorias contínuas aos envolvidos?
Resposta – Nossa intenção é utilizar todos os canais de comunicação que temos disponíveis. Entendemos que essas informações devem ser disseminadas pela Universidade porque temos muitas Unidade e Órgãos que demandam aquisições de TIC. Está sendo realizadas reuniões com a comunidade para orientar e tirar as dúvidas, tem uma marcada para os próximos dias. Utilizamos e-mail e noticiais no portal da DETIC de forma a garantir que as atualizações cheguem a todos os interessados.
Pergunta – Quais são os próximos passos para a implementação completa desses novos procedimentos?
Resposta – A DETIC junto com a DGA e CEMEQ estão trabalhando para implementar os novos processos de aquisições de TIC. Temos várias frentes sendo desenvolvidas e assim que tivermos um feedback e fizermos os ajustes necessários vamos informando a comunidade.
